Ce cas est un modèle, pas une référence
Cette page est un gabarit. Elle fixe la structure d'un cas client — contexte, problème, dispositif, résultats mesurés, retour critique — et laisse en placeholders tout ce qui relève du terrain. Bi Cloud doit y substituer un déploiement réellement mené, avec des chiffres relevés dans le tenant et l'accord écrit du client sur ce qui est publié. Sur un sujet comme Copilot, où les promesses de gains de temps circulent sans preuve, publier des chiffres non mesurés serait exactement l'erreur à éviter.
Le contexte
[À COMPLÉTER : nom du client ou "une ETI de services de 600 salariés"] utilise Microsoft 365 depuis [À COMPLÉTER : année] avec [À COMPLÉTER : nombre d'utilisateurs] utilisateurs sous licences [À COMPLÉTER : type de licence, ex. "Microsoft 365 E3"]. La direction générale souhaitait équiper [À COMPLÉTER : nombre de licences Copilot] collaborateurs de Microsoft 365 Copilot, en commençant par [À COMPLÉTER : services concernés, ex. "la direction juridique, le marketing et le contrôle de gestion"].
Le point d'attention était connu de l'équipe informatique : SharePoint et OneDrive contenaient [À COMPLÉTER : nombre de sites SharePoint] sites accumulés depuis la migration, sans reprise de droits. Copilot s'appuie sur Microsoft Graph et respecte strictement les autorisations existantes : il ne donne accès à rien de nouveau, mais il rend immédiatement trouvable tout ce à quoi un utilisateur avait déjà droit sans le savoir.
Le problème
Un audit préalable des droits a révélé la situation habituelle dans une organisation de cette taille.
- [À COMPLÉTER : nombre de sites ouverts à toute l'entreprise] sites partagés avec l'ensemble des utilisateurs, dont [À COMPLÉTER : nombre] contenant des données sociales ou salariales.
- [À COMPLÉTER : nombre de liens de partage anonymes] liens de partage « toute personne disposant du lien », dont certains créés [À COMPLÉTER : ancienneté des liens les plus anciens] plus tôt.
- [À COMPLÉTER : nombre de sites sans propriétaire identifié] sites sans propriétaire actif, donc sans personne capable d'arbitrer qui doit y accéder.
Le risque n'est pas théorique. Sans reprise préalable, la première semaine d'usage de Copilot produit toujours la même scène : un collaborateur demande une synthèse sur un sujet interne et reçoit une réponse citant un document qu'il n'aurait jamais dû trouver. La confiance dans l'outil ne s'en remet pas facilement.
Le coût compte aussi. Copilot est un module additionnel facturé par utilisateur et par mois, en général sur engagement annuel, pour quelques dizaines d'euros par utilisateur et par mois selon les tarifs publics (à vérifier à date). À cette échelle, les usages se mesurent plutôt qu'ils ne se supposent.
Ce que nous avons mis en place
Le chantier s'est déroulé en deux temps, volontairement séquencés : aucune licence Copilot n'a été activée avant la fin de la reprise des droits.
Reprise des droits SharePoint. Inventaire des sites et de leurs autorisations, désignation d'un propriétaire par site, révocation des liens anonymes, suppression des partages à l'échelle de l'entreprise sur les sites sensibles, expiration automatique des nouveaux liens. La méthode est décrite sur notre page mettre de l'ordre dans mes fichiers SharePoint.
Étiquetage et restriction. Application d'étiquettes de confidentialité Purview sur [À COMPLÉTER : périmètre étiqueté, ex. "les bibliothèques RH, juridiques et financières"], puis exclusion de ces contenus du périmètre de recherche pendant la phase pilote.
Pilote encadré. [À COMPLÉTER : nombre de participants au pilote] participants sur [À COMPLÉTER : durée du pilote], avec une consigne simple : trois cas d'usage par personne, décrits avant le démarrage, et un relevé du temps passé avant et après. Le cadrage complet figure sur notre page déployer Copilot sans fuite de données.
Les résultats mesurés
Ces lignes doivent être remplies avec des relevés issus du tenant et des mesures déclarées par les participants du pilote, pas avec des gains de productivité génériques.
| Indicateur | Avant | Après | Source de la mesure |
|---|---|---|---|
| Sites partagés avec toute l'entreprise | [À COMPLÉTER : nombre] | [À COMPLÉTER : nombre] | Rapport de gouvernance SharePoint |
| Liens de partage anonymes actifs | [À COMPLÉTER : nombre] | [À COMPLÉTER : nombre] | Rapports de partage Microsoft 365 |
| Sites sans propriétaire identifié | [À COMPLÉTER : nombre] | [À COMPLÉTER : nombre] | Inventaire des sites |
| Documents sensibles étiquetés | [À COMPLÉTER : %] | [À COMPLÉTER : %] | Purview, explorateur de contenu |
| Utilisateurs actifs sur Copilot chaque semaine | — | [À COMPLÉTER : %] | Rapports d'usage Microsoft 365 |
| Temps déclaré sur [À COMPLÉTER : tâche mesurée] | [À COMPLÉTER : durée] | [À COMPLÉTER : durée] | Relevé déclaratif des pilotes |
| Cas d'usage retenus après le pilote | — | [À COMPLÉTER : nombre] | Comité de fin de pilote |
Ce que nous ferions différemment
Nous avons sous-estimé la charge d'arbitrage. Techniquement, retirer un partage prend quelques secondes ; décider qui doit conserver l'accès à [À COMPLÉTER : exemple de dossier disputé] prend des semaines et relève de la direction, pas de l'informatique. Nous demandons désormais un arbitre nommé par la direction générale avant le lancement, avec un créneau hebdomadaire réservé.
Nous aurions aussi dû mesurer davantage l'usage réel plutôt que la satisfaction. [À COMPLÉTER : constat sur l'écart entre satisfaction déclarée et usage constaté]. Une enquête de satisfaction en fin de pilote donne toujours de bons résultats ; le taux d'utilisateurs encore actifs à trois mois est un indicateur beaucoup plus honnête.
Enfin, la formation initiale a été trop générique. Les sessions qui fonctionnent partent des tâches réelles du service, pas d'une démonstration des fonctions de Copilot — voir nos pages adoption et formation et Copilot Microsoft 365.
